Atualmente, o setor de Recursos Humanos (RH) é um dos ambientes com mais dificuldades de adequação a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), isso porque a área lida diariamente com um grande volume de informações pessoais de colaboradores, fornecedores e até de terceirizados na rotina de suas atividades dentro da empresa.
As organizações precisam tratar como uma necessidade urgente a adequação da LGPD no RH, isso por que é na área de Recursos Humanos que a coleta de dados se faz notória e necessita de um tratamento de dados pessoais com máxima segurança e transparência.
A LGPD define dado pessoal como toda e qualquer informação que seja capaz de identificar uma pessoa natural. Já o dado pessoal sensível envolve dados com relação à etnia, vida sexual e saúde, filiação partidária e convicção religiosa do titular dos dados.
Mas então, o que a área de Recursos Humanos precisa para se adequar a LGPD?
Principalmente na contratação, onde durante todo o processo de recrutamento e seleção até o desligamento, as equipes de RH possuem dados pessoais dos candidatos ou funcionários, todas as informações referentes a um determinado funcionário precisam ser avaliadas e resguardadas pelo RH, diante da necessidade de garantir a privacidade e proteção de dados pessoais dos titulares.
Além disso, é fundamental que nesse processo seja coletado somente os dados necessários, respeitando o princípio da finalidade (fins específicos, explícitos e legítimos), ou seja: por qual motivo aquele dado está sendo coletado?
Outro ponto de atenção é o consentimento, que segundo a LGPD, é manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada. A solicitação deve ser concedida pelo titular dos dados por escrito, a fim de garantir a segurança jurídica necessária. Ou seja, o RH somente poderá utilizar os dados pessoais do candidato ou do colaborador, após a autorização dos mesmos, informando a finalidade e o tempo de armazenamento dos dados pessoais do titular no setor.
Nos casos de RH terceirizado ou consultoria é necessário que o candidato autorize a coleta bem como a transferência de seus dados pessoais.
Como já mencionado, a LGPD traz duas definições de dados: dado pessoal e dado pessoal sensível. A transferência de dados de saúde para planos de saúde, para empresas que realizam exames admissionais/demissionais e informações ao sindicato envolvem o compartilhamento de dados pessoais sensíveis, portanto o RH deve redobrar a segurança nessas atividades, pois envolve os atuais colaboradores da empresa.
O tratamento de dados de familiares e dependentes também fazem parte desse contexto. É importante repensar a maneira como é feito o processo de seleção e, se necessário, modificar o canal de recebimento de currículos e os procedimentos relacionados.
A Lei Geral de Proteção de Dados especifica dez bases legais que que permitem o tratamento de dados pessoais e, no caso do RH, algumas delas se aplicam, tais como o (1) cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador, (2) execução de contrato, legítimos do controlador ou de terceiros, (3) consentimento do titular. O contrato de trabalho, a coleta de informações para planos saúde, o cumprimento de legislações específicas, como por exemplo, a trabalhista, a fiscal e a previdenciária, e para o sindicato da categoria são alguns dos principais elementos nessas aplicações.
Por fim, mas não menos importante, o titular dos dados tem o direito de solicitar a revogação e exclusão de suas informações dos sistemas da empresa a qualquer momento, por isso é importante que a empresa institua um canal de comunicação para que os titulares dos dados possam exercer seus direitos livremente, e utiliza-lo também para aviso prévio sobre o compartilhamento de dados e confirmação sobre a ocorrência de tratamento. Esse canal pode ficar aos cuidados do DPO (Data Protection Officer) – encarregado de dados, nomeado pela empresa.
É fundamental que a área de Recursos Humanos adote todas as medidas e esforços para atender às exigências sobre o tratamento de dados, uma vez que é o setor com maior fluxo de informações pessoais e sensíveis. A adequação a LGPD garante segurança tanto para a organização quanto para seus colaboradores e parceiros.